_text_

Javaslom akkor olvasd ezt, ha még csak azon gondolkodsz, vajon érdemes-e lecserélni régi szoftvered, vagy sok-sok Excel tábládat egy saját programra. Ha elolvastad, nyugodtan folytasd az „5 kérdés magadnak, amikor szoftvert választasz!” című következő ingyenes kiadványunkkal.

1. Az első és legfontosabb, hogy a cég vezetősége, ki tudja-e nyerni a számára szükséges információkat, különböző rugalmasan alakítható vezetői jelentések formájában? EZT TEDD: gondold át alaposan, hogy milyen adatokra van szükséged a cég vezetésével kapcsolatban. Amit nem látsz, írd fel magadnak. Ne feledd: ezt nem helyettesítheti egy Excel tábla sem! Ha hiányosságok vannak, váltani kell!

2. Hány Excel tábla van a gépeden? Esetleg a többiek gépén? S összesen a cégben? :) EZT TEDD: csak számold meg! Ha több, mint 5, akkor az valószínűleg nehezékként lassítja a cég egyes folyamatait!

3. Egy igazi vállalatirányítási rendszered van, vagy egy bizonyos területeken hiányos ügyviteli program inkább? (lásd „Tudtad-e, hogy” mini-cikkünket balra) EZT TEDD: gyűjtsd ki, hány terület van, amelyekre nincs precíz, szoftveres megoldásod még! Ha két-három területnél több, akkor ne halogasd, mert már MOST ez a szűk keresztmetszet a cégben! (Vigyázz, ez bizony különösen kényes pont)

4. Ha van már bármilyen szoftvered, mit gondolsz a bevezetést végző csapatról? Eleged van belőlük, nem jó a szoftver-támogatás, amit végeznek? EZT TEDD: Jók, vagy nem? Ha nem, akkor ne építs gyenge láncszemekre!

5. A létszám a cégben elérte, vagy meg is haladta az 5 főt? EZT TEDD: Most gondold át, hogy mi lesz akkor, ha már dupla ennyien vagytok. Ahelyett, hogy majd akkor keresgélsz jó szoftver után, inkább már most nézd ki, konzultálj, dönts. Mire megteszed, lehet már többen lesztek és jöhet is az új növekedés-ösztönző szoftver a cégbe!

Tudtad- e?
Óriási különbség van egy Vállalatirányítási rendszer és egy ügyviteli program között?

Ügyviteli programnak nevezzük az olyan kisebb-nagyobb szoftvereket, melyek a cég különböző területeit fedik le, illetve folyamatait segítik. Legfőbb jellemzői, hogy ilyenből több is lehet egy cégben, általában nem állnak kapcsolatban egymással, vagy csak külön fejlesztéssel.

Egy ilyen program nem túl kifinomult, egyszerűbb, kisebb, általános szoftverről van szól. (ami nem feltétlen baj adott esetben!)

Vállalatirányítási rendszernek az összetettebb programokat nevezzük, melyek a céged minden területére adnak megoldást, a területek egymással szoros kapcsolatban állnak (gyors munkavégzést tesz lehetővé), és ráadásul az adataid különösen nagy biztonságban vannak. Plusz egy ilyen szoftver az esetek többségében cégedre van szabva, tehát egyedi és pontosan azt tudja, amire szükség van a cégben.

TEHÁT:
5 fő alatt bőven elég az ügy-viteli program, e fölött azonban kezd el keresni céged számára a vállalatirányítási rendszered!

Kérlek akkor olvasd el ezt, ha már túl vagy az előző lépésen, vagyis eldöntötted, hogy (új) programra van szükséged. Ha az alábbiakat megfogadod, jól választasz és ügyesen megalapozod a következő lépést is, a választott szoftver bevezetését a cégbe!

1. Kitűzted már a pontos célt? Az effajta szoftver nem csak egy sima program. Ez lesz céged legfőbb turbó-motorja! EZT TEDD: egy cél kitalálása az egész projecthez, pl: cég automatizálása, új piacok megszerzése, folyamatok egyszerűsítése, átláthatóság növelése, ügyvezetőből tulajdonos, stb..

2. Tisztában vagy-e azzal, hogy a jelenlegi szoftveredben mit szeretsz és mit utálsz? Mit tud és mit nem? Ez jól jön majd, amikor döntést kell hozni. EZT TEDD: gyűjtsd ki pro-kontra egy listába!

3. Az alapvető döntés: Te és céged szeretne alkalmazkodni egy jól bevált szoftverhez (dobozos szoftver), avagy inkább a szoftvertől várod el, hogy alkalmazkodjon cégedhez (egyedi szoftver)? EZT TEDD: Nézz meg pár dobozos és egyedi szoftvert is, majd mérlegelj és dönts. (lásd „Tudtad-e, hogy” mini-cikkünket balra)

4. Tájékoztattad a cégben dolgozókat arról, hogy mi fog hamarosan történni és az nekik miért is lesz jó? (hogy pontosan mi és hogyan fog zajlani, azt a JÓ szoftver-bevezető megmutatja Neked lépésről-lépésre. Ha mégsem, hát kérd tőle!) EZT TEDD: ülj le és beszéld át velük a fentieket, maximum 10 percben!

5. Tesztelted a bevezetni kívánt szoftvert és a szállítót egy valós, a cégedből származó üzleti folyamattal? Hogy a szoftver azt miképp valósítja, valósítaná meg? EZT TEDD: jelölj ki egy kellően fontos és komplikált folyamatot, majd kérd meg a bevezető céget, hogy demonstrálják miképp képzelik ők ezt megvalósítani. Így láthatod a problémamegoldó képességüket is rögtön!

Tudtad?
A „dobozos (már kész) szoftverek” többnyire sok céget láttak és szinte minden bennük van már, ami kellhet egy cégnek. És viszonylag gyorsan bevezethetőek a cégbe.

Ugyanakkor ez a legnagyobb hátrányuk is! Túl SOK információ és tudás van belezsúfolva, ami nehezen átláthatóvá és kezelhetővé teszi a programot. Hisz nekünk nem kell mindaz, ami más cégek miatt került bele! Mi a saját cégünk miatt veszünk/készítünk szoftvert, se több, se kevesebb nem kell, igaz?

Emellett nehezen (és emiatt igen drágán) bővíthetőek, specializálhatóak. Ez pedig erősen hátráltatja a cégünkben kialakult egyedi folyama-tok szoftveres támogatásának megvalósítását.

TEHÁT:
Ha bevállalod, hogy a céged megváltoztatod és majd igazítod a programhoz, akkor „dobozos program”. Ha elvárod a szoftvertől, hogy alkalmazkodjon hozzád nehézségek nélkül, akkor kizárólag az „egyedi program” a jó válasz-tás!

Az alábbiakat akkor érdemes olvasnod, ha már eldöntötted melyik szoftvert vezeted be, és most mindenképp sikeres be-vezetést akarsz! Remélem olvastad az „5 kérdés kiválasztás-kor!” című sorban előző ingyenes kiadványunkat.

1. Van már valaki a cégen belül, aki a cég folyamatait és céljait a leg-jobban ismeri? Lehet, hogy ez Te leszel. EZT TEDD: jelölj ki valakit erre a feladatra a cégben, aki képviseli a céget meg a célt a projectben.

2. Ugye pontosan átbeszéltétek és le is írtátok, hogy mit vársz el a szoftvertől, az első funkciótól az utolsóig? EZT TEDD: üljetek le közösen a bevezetővel és beszéljétek át a szükséges funkciókat és folyamatokat, majd írjátok is le. Ezt kérd el Te is és olvasd át, sőt érdemes aláírásoddal is hitelesíteni.

3. A kötött szerződés tartalmaz garanciát a bevezetésre vonatkozólag? Ha nem jönne össze, ne Te kerülj még bajba (lásd „Tudtad-e, hogy” mini-cikkünket balra). EZT TEDD: a szerződésben hivatkozzatok az előzőekben gondosan összeírt funkciókra, valamint azok nem teljesülése esetén a feltétel nélküli anyagi visszatérítésre.

4. Láttad a bevezető cég ütemtervét a bevezetésre vonatkozólag? EZT TEDD: Kérd el, mert ebben kell lennie, hogy mikor, mit adnak át (ha profik, akkor több fázisra bontják az átadást). Pontos határidőket, modulokat és talán még összegeket is fogsz benne látni.

5. Tudtad, hogy a korábbi adataid betöltése ebbe az új rendszerbe nem olyan egyértelmű sok bevezető cég számára? EZT TEDD: Már az elején jelezd, hogy Neked vannak termékeid, partnereid, esetleg nyitott számláid, amiket szeretnél viszontlátni a kész rendszerben is. Ugyanígy figyelj az oktatásokra (lehetőleg többször is), valamint a jövőben nyújtandó támogatásra is, hogy a rendszer ne csak most legyen jó, hanem 7-8 éven át is akár!

Tudtad?

A vállalatirányítási rendszerek bevezetésének kb 70%-a kudarcba fullad!
Ez nagyon súlyos szám, mint-ha 10 vízre bocsátott hajóból 7 egyszerűen az 1. km-en belül elsüllyedne.

S hogy miért van így? Leg-többször azért, mert ha egy már kész szoftverbe kell új funkciókat passzírozni és kell, hisz a Te céged más, mint a többi– akkor azt át kell alakítani, meg kell bontani, mint egy házat, ami már áll. Ilyenkor jönnek a „ezt így nem lehet”, vagy „ez így működik” című mondatok...

Sajnos azt kell mondjam, hogy emiatt leginkább a „dobozos szoftverek” vannak veszélyben, míg biztonságot nyújtanak a Te cégedre készülő egyedi programok.
Dobogós ok még a le nem írt (vagy túl későn), de elvárt funkciók rémsége is. Ne utólag akarjunk pincét építeni soha!

TEHÁT:
Hogy semmiképp ne légy rajta a süllyedő hajón, a jobb oldalon foglaltakat fogadd meg és persze tartsd is be kérlek!

Hogy mikor olvasd ezt a cikket? Amikor már sokadszor azt érzed belül, hogy ezt nem így képzelted az elején…. Neked nem ezt mondták. Ez túlmegy minden határon (mind pénzben, mind időben) Ha bármelyiket érzed/érezted, vagy netán együtt mindet, nagyon szeretnék segíteni Neked most!

1. Kérlek, hogy azonnal fogadj fel egy saját project-managert! Az nem elég, hogy a bevezető cégnél „értenek hozzá”, és hogy Te tudod mit akarsz. Kell egy független szakértő, aki nem azért jön, hogy újabb szoftverre vegyen rá, hanem azért, hogy az idő és pénz ami már benne van, ne vesszen totálisan kárba! Ő a project érdekeit fogja védeni és garantáltan meglepődsz majd, hogy mi mindent tud egy profi ezen a téren elérni a tapasztalatának köszönhetően! (mondhatjuk, hogy ő a házad építésze. Ugye, hogy igenis szükség van rá?)

2. Ugye készült specifikáció? Ez egy érthető és beszédes leírás az igényeitekről, a megálmodott szoftverről, illetve kért funkciókról. Láttam olyat, ahol ilyet nem tudott felmutatni a bevezető cég. Mintha tervek nélkül építenénk a házunkat!! Totális kudarc. Bár-mikor is készül egy ilyen specifikáció, mindig van haszna! Tehát ha most összeültök és elkészítitek, akkor az szuper.

3. Van egy ütemterv a projecthez? Ha nincs, honnan tudjuk kitől várunk el, micsodát és mikorra? Kövessük a „Kit-Mit-Mikorra” elvet, vagyis a legegyszerűbb ismert ütemterv formát. A cikk legvégén találsz egy remek sablon, használd!

4. Szerződésmódosítás, kiegészítés. Ha nincs benne a kötbér, ami az előre közösen megszabott, de be nem tartott határidőkre vonatkozik, akkor Demoklesz kardja, nem a bevezetők, hanem a Te céged feje fölött lóg! (DE: az más, ha közösen módosítjátok a határ-időket)

5. Heti találkozók. Nincs olyan, hogy időnként megjelennek a beve-zetők és frissítenek, aztán „majd jövünk megint”. Heti minimum egyszer személyes találkozó kötelező! Ilyenkor bemutatandó az eddig elvégzett munka. Kérlek ilyenkor a megfelelő személy(ek) üljenek a szoftver elé és ők próbálgassák az új funkciókat, ne csak figyeljünk és bólogassunk.

Kell tehát egy harmadik fél, egy bíró (a project manager), aki megmondja a tények alapján (szinte kívülállóként), hogy kinek kell engednie és mi a következő lépés! Ha nincs harmadik fél, mit sem ér az „üljünk le és beszéljük meg”.

Egy jó bevezető cég pedig igenis sokszor enged a project vezetőnek az ilyen esetekben. De ne feledjük: néha nekünk is engedni kell a közös siker érdekében!

Ezt akkor olvasd, ha jó ideje már elindult egy szoftver bevezetés, temérdek pénz és idő van már benne, de nem hogy nem hozott sikert, kifejezetten kudarcba fulladt a dolog! Hogy mit lehet még ilyenkor megtenni? Közel nem biztos, hogy mindez igaz rád, de ha egy gondolatot is hasznosnak találsz, már megérte. Ne feledd, nem vagy egyedül, más is járt már így sajnos, ezért vannak tapasztalatok!

Tehát amit tehetsz most:

1. Remélem, hogy papírt, mely az átvételt tanúsítja, még nem vettél át, nem írtál alá. Ezután se tedd! Ha mégis, semmi gond, olvass csak tovább!

2. Ha mindenképp meg kell tartanod a szoftvert (pl: pályázati szoftverről van szó, ahol fenntartási kötelezettség áll fent), akkor érdemes kialkudni egy az éves/havi követési díjra vonatkozó jelentős engedményt, akár több évre is előre. Mondjuk ingyen kéred és eltekintesz a pertől.

3. Van lehetőséged a perre is. Azt azonban tudnod kell: a bíró a legkevésbé sem fogja érteni miről is van igazán itt szó. Tehát szükség lesz egy független szakértőre, aki megvizsgálja a szituációt és tényszerűen, nagyon közérthetően mindent papírra vet. Ez lesz a szakértői vélemény. Ha ez a doksi jó, akkor van esélyed! Ebből ugyanis egyértelműen ki kell hogy derüljön, hogy mekkora kár ért eddig, mennyi bevételtől estél el, hány embert veszítettél emiatt, stb.. Bővebben a bal oldali „kisokosban”.

4. Az világos, hogy ügyvédre is szükséged lesz! Nem hagyományos ügyvédre, hanem informatikában jártas, a nyelvet értő ügyvédre. Esély sincs mással, ez kardinális pont! Tehát olyan ügyvédet keress, aki ismeri az informatikát, ért hozzá. A legjobb hasonló "szakik" többnyire sikerdíj alapon dolgoznak, mert szinte biztosak a dolgukban.

5. Készülj fel, hosszadalmas folyamatról van szó, hónapok, vagy akár egy évbe is beletelhet a visszakövetelési procedúra. Hogy ne szenvedjen az üzleted kárt, azonnal nézd ki a helyes szoftvert, de ezúttal más szempontok alapján! Lásd „vállalatirányítási rendszerek bevezetése” című rövid 3 részes tanulmányainkat. Harcolj az igazadért, de ne feledkezz meg az eredeti céljaidról. Ezeknek párhuzamosan kell futniuk. Vagyis a régit kidobni, és az újat beszerezni.

Az ügyvédednek egy szak-értői véleményre lesz szüksége a perhez.
Készíttess tehát egy ilyet, a cégedtől és a szoftveredtől független szakértővel.

Ami biztosan benne kell, hogy legyen:

. Ennyibe került, ennyit vártatok rá
. Ennyi ember ment el tőled emiatt, ennyi plusz órát okozott
. Ennyi elégedetlen ügyfeled volt/van emiatt
. Ennyi pénzt vesztettél emiatt

És persze legyen nagyon jól érthető, SEMMI szakzsargon! Ha Te érted, ha a szomszéd érti, akkor az ügyvéd és a bíró is érteni fogja majd!

Ha ez megvan, erre építhet az ügyvéded, de mellette a bíró valószínűleg egy másik független szakértőt IS ki fog rendelni az ügyhöz. Ő ki fog jönni és megvizsgálja leírt specifikációt és a meg-valósult rendszert. Valamint az érintett kollegáiddal is beszélni fog és minél több tényadatot kell vele megosztani. Ez alapján fogja megírni a saját szakvéleményét, amit átad a bírónak.

Az alábbiakat akkor érdemes olvasnod, ha minimum 10 fős céged van ÉS épp eldöntötted, hogy új vállalatirányítási szoftverre lesz szükséged.

Tudatosan foglalkoztál a szervezetfejlesztéssel? Rend van és szabályok, amelyeket mindenki ismer, az újak is? Ha igen, ne olvasd tovább, minden OK! De ha nem így van, akkor könnyen előfordulhat, hogy a súlyos milliókért bevezetett szoftvert senki sem használja majd! S ha kérdezed, a válasz max. csak ennyi: az egy vacak.

Minden azért van, mert a szoftvernek bent kell tartania a szervezettséget. Viszont ha nincs szervezettség a cégben, vehetünk mi akármilyen szoftvert, azt nem fogják használni, s szép lassan kikopik a cégből! Sokat fizettél érte, de valahogy mégis csak a káoszt növelte.

Tehát amit tehetsz most:

1. Nyugodtan nézz meg néhány vállalatirányítási szoftvert. Rá fogsz jönni, hogy ezek szinte mind remek „cuccok”, de ha bevezeted a cégbe, akkor csak növelni fogja a szervezetlenség mértékét, s pont ettől fogják utálni a cégben.

2. Most, hogy tudod nagy a baj, hisz szoftverre szükség van a fejlődéshez, de könnyen káosz lehet belőle, mindenképp alkalmazd az alábbi szervezési létrát:

•Határozd meg céged pontos célját ez soha ne valami sablonos szöveg legyen, hanem valós, amivel mindenki egyet tud érteni a cégben.

•Építsd fel céged pontos szervezési tábláját

•Határozd meg munkakörönként a célokat! Ezek lesznek a saját belső motivációk és a szoftver is segít elérni ezeket. (Így már nem lesz utálható)

•Határozd meg munkakörönként a pontos poszt le-írást—ez sem több oldalas sablon „duma” legyen, inkább közösen kialakított, valós szabályok összessége.


A bevezetést már elkezdhetjük, de nagyon alaposan tervezzük meg lépésről-lépésre az egészet. Ugyanis minden egyes bevezetett szoftver-rész előtt az adott terület munkatársait alaposan fel kell készítenünk arra, hogy mi vár rájuk. Csak ezután jöhet a következő szoftver rész.

Tudtad?

Mi az entrópia? Oké, nem fogunk fizikáról, meg hasonlókról beszélni itt. Helyette nézzük mit jelent a szó az informatikában!

Entrópia = rendezetlenség foka.

Gyors példánkban, egy iskola udvarán vagyunk, épp szünetben.

1, Gyerekek rohangálnak ideoda, rendezetlenség van, magas az entrópia.

2, Becsengetnek, mindenki sebtében sorba áll, máris csökkent a rendezetlenség foka (alacsonyabb entrópia).

3, Újabb csengő, s ezután a gyerekek beülnek a padba és rendezettség áll fenn, ergo az entrópia lecsökkent a minimumra.

Fenti példánknál maradva az új szoftver = az iskolai csengővel. Ha nincs valami-féle szervezettség a suliban, amihez mindenki tart-ja magát és ismer, akkor csak egy zajos eszköz lesz, amit mindenki figyelmen kívül hagy majd. (vagyis a szoftver kikopik a cégből)

Ha viszont van szervezettség és ekkor alkalmazzuk a csengőt, akkor a csengő hatására csökken a rendezetlenség (az entrópia), s nő a rend. Tehát a csengő (a szoftverünk) így már fenntartja a rendet!